Politik for håndtering af persondata

Dataansvarlig:

• Midtfyns Amatør Scene

Databehandler:

• Databehandler er firmaer eller personer uden for foreningen som på vegne af MAS behandler medlemsdata, eks. Regnskabsprogram, hjemmeside/mail.
• Der SKAL foreligge en databehandleraftale med disse leverandører, aftalerne fremsendes til medlemmerne på forlangende.

1. Indsamling af persondata

   1. MAS indsamler, kun almindelige persondata som er nødvendige for foreningens drift, ved indmeldelse i foreningen. Følgende data om medlemmerne indsamles og gemmes i en sikret database som kun, personer udpeget af bestyrelsen har adgang til.
      1. Fødselsdato (kun aktive medlemmer)
      2. Navn
      3. Adresse
      4. E-mail
      5. Telefonnummer
   2. Billeder fra foreningens arrangementer gemmes i.
      1. Foreningens arkiv (fysisk og digital form)
      2. På foreningens hjemmeside

2. Ansvarlig for håndtering af persondata

   1. Medlemsdatabase
      Den ansvarlige for medlemsdatabasen skal sikre at:
      1. Nye medlemmer indføres i databasen
      2. Ændringer af data ajourføres
      3. Sletning af data ved udmeldelse
      4. Udarbejdelse af medlemsliste 1 gang årligt
   2. Billedarkiv o. lig.
      Pr-udvalget har ansvaret for arkivering af materialet
   3. Den ansvarlige for ovennævnte områder
      1. Har ansvaret for at efterleve og dokumentere overholdelsen af Persondataforordningen.
      2. Pligt til at anmelde læk af data til Datatilsynet (eks. Hackerangreb på database)

3. Deling af persondata

   1. MAS deler kun data med:
      1. Offentlige myndigheder hvis der er direkte hjemmel i lovgivningen (eks. Folkeoplysningsloven)
      2. DATS i form af antal medlemmer fordelt i aldersgrupper i anonymiseret form
      3. Medlemslister for aktive medlemmer 1 gang årligt, som udsendes til de aktive medlemmer
   2. Hvis data ønskes delt med andre eller i mere detaljeret form, hvor det ikke er et direkte lovkrav, skal der indhentes samtykke i hvert tilfælde.

4. Samtykkeerklæring

   1. Ved indmeldelse i MAS skal alle aktive medlemmer skriftlig give samtykke til at data registreres. For Interessemedlemmer betragtes indmeldelsen som samtykke.
   1. I forbindelse med indmeldelsen (aktive medlemmer) skal MAS oplyse:
      1. Hvem der står for registreringen (Navn og kontaktoplysninger)
      2. Formålet med registreringen
      3. Hvem data deles med og i hvad form
      4. Retten til at bede om indsigt
      5. Retten til at tilbagekalde samtykket
      6. Hvor længe oplysningerne gemmes

5. Børneattester

   1. MAS indhenter børneattester j.fr. politikken ”Opmærksomhed på godt samvær i MAS”
   2. Attesterne indhentes af den af bestyrelsen udpeget person.
   3. Børneattester er kun tilgængelige for ovennævnte person samt formanden
   4. Børneattester må kun opbevares i foreningens e-Boks.
   5. Børneattester slettes fra e-Boks ved sæsonens udløb

6. Hvem har adgang til persondata

   1. Almindelige (medlemsdatabasen)
      1. Den ansvarlige for medlemsdatabasen
      2. Bestyrelsen
      3. PR-ansvarlige får ajourførte lister til udsendelse af infoMASion og lignede informationer. DATA må IKKE anvendes til andre formål end informationer relateret til foreningen.
   2. Børneattester
      1. Den ansvarlige for indhentningen
      2. Formanden
      3. De personer der er indhentet attest på.

7. Sletning persondata

   1. Persondata slettes ved udmeldelse af foreningen, dog gemmes kontingentoplysninger og lignede j.fr. bogføringsloven
   2. Sletning i trykte medlemslister sket først ved næste udgivelse

Denne politik samt samtykkeerklæringen vil altid være at finde på MAS’ hjemmeside.

Vedtaget af bestyrelsen d. 15.12.2022.